المذكرة التفسيرية
سير معظم الجامعات بالدول العربية ، على النظام السنوي التقليدي منذ نشاطها حتى الآن ، ماعدا عددا قليلا يعد على أصابع اليد الواحدة من الجامعات التي تسير على نظام الساعات المعتمدة ، لكن ظهر في السنوات الأخيرة اتجاه اخذ يشتد نحو تحويل نظام الدراسة في عدد من الجامعات بالدول العربية إلى نظام الساعات المعتمدة ، وشعر القائمون على أعمال القبول والتسجيل في هذه الجامعات بأن الحاجة أصبحت تدعو إلى أن يجتمع شملهم في منظمة عربية مهنية تربوية ترعى العاملين في القبول والتسجيل وتعمل على رفع مستوى أدائهم لأعمالهم بالإفادة من الخبرات التي اكتسبوها بالتجربة أو من خبرات المنظمات المماثلة ، وتكون قادرة على إقناع الجامعات التي ما زالت تتبع النظام السنوي بالعدول عنه إلى نظام الساعات المعتمدة عن طريق توضيح مزايا هذا النظام من الناحية العملية والتطبيقية ، وعن طريق تطوير وسائل وسبل التعليم الجامعي وما فوق الجامعي ، ولا ترمي هذه المنظمة إلى تحقيق أي كسب مادي للقائمين عليها ، بل هي تهدف إلى تحقيق أهدافها التربوية عن طريق تطوع القائمين بالعمل فيها لخدمة أغراضها.
أولاً العضوية :
تنقسم العضوية في المنظمة إلى:
عضوية عاملة:
وتمنح العضوية العاملة لكافة الجامعات أو الكليات أو المعاهد العليا في الدول العربية. ويتحدد عدد من يمثلها في المنظمة من وفد لا يتجاوز أعضاؤه عن خمسة من المسؤولين عن القبول والتسجيل بصرف النظر عن عدد الطلاب.
عضوية منتسبة:
العضوية المنتسبة فتمنح لكليات المجتمع والكليات المتوسطة وما يعادلها.
عضوية فخرية:
ويمكن للمنظمة أن تمنح عضوية فخرية للمؤسسات والأفراد الذين يقومون بنشاطات مجدية وبناءه في مجالات التعليم المختلفة ، حتى يكون هناك نوع من الانتماء لهذه المؤسسات ولهؤلاء الأفراد للمنظمة، بحيث تتمكن المنظمة من الاستفادة منهم ومن خبراتهم في مجالات التربية والتعليم بما يحقق أهداف المنظمة . وكما هو معروف فأن العضوية الفخرية في أي مجال لا تعطى صاحبها أية حقوق أو صلاحيات في المنظمة مانحة العضوية الفخرية.
ثانيا المناصب :
نظرا لان أية منظمة تحتاج إلى جهاز رئاسي ليتولى مسئوليتها من ناحية الإدارة وتنفيذ القرارات والشؤون المالية وغيرها . رؤى أن تتكون المناصب الرئيسية للمنظمة من الرئيس . والرئيس المرتقب . والأمين العام . والمشرف المالي.
الرئيس:
والرئيس هو أعلي سلطة تنفيذية في المنظمة ، يتحمل مسؤوليات جميع أنشطة المنظمة ، ومن أهمها رئاسة اجتماعات اللجنة التنفيذية بما لها من صلاحيات واسعة في أعمال المنظمة ، ثم تنفيذ القرارات التي تصدرها هذه اللجنة ومتابعة ذلك والإشراف عليه، ويتم انتخاب الرئيس في الاجتماع السنوي للمنظمة . ورؤى أن تكون مدة رئاسته الفعلية سنة ، تبدأ عقب انتخابه مباشرة ، وفى نهاية السنة يحل محلة الرئيس المرتقب ، فكان الرئيس سوف ينتخب مرة واحدة طوال مدة حياة المنظمة ، بينما ينتخب الرئيس المرتقب كل سنه.
الرئيس المرتقب:
وقد استحدث منصب الرئيس المرتقب ، ربما لأول مرة في البلاد العربية ، بدلا من منصب نائب الرئيس التقليدي والذي لم يرى النظام ضرورة لوجود . وسيتولى الرئيس المرتقب معاونة رئيس المنظمة في أعماله طوال السنة التالية لانتخابه . وسوف يفيد في ذلك ، أن يتدرب على أعمال المنظمة ، وان يلم بدقائق العمل ، والمشكلات التي تواجهه ، والحلول التي اتخذت للتغلب عليها ، أي أن يكون معاصرا لكل صغيرة في أعمال المنظمة . حتى إذا ما اصبح رئيسا في العام التالي ، لا يجد أية صعوبة في إدارة الأعمال والإشراف عليها ، إذ يعتبر عمله كرئيس ، استمرارا لعملة كرئيس مرتقب . وفى الحقيقة أن معاصرة الرئيس المرتقب لأعمال المنظمة يستمر لثلاث سنوات متتالية : سنة كرئيس مرتقب ، وسنة كرئيس للمنظمة ، وسنة ثالثة كعضو في اللجنة التنفيذية . وسيكون بذلك فائدة كبيرة للمنظمة بما اكتسبه من خبرة في إدارة أعمال المنظمة ومشاكلها وكيفية التغلب على هذه المشكلات . وهذا مفيد جدا من ناحية التنظيم الإداري . وفى حالة غياب رئيس المنظمة يحل محلة الرئيس المرتقب ، ويزاول أعماله. ومن أهم مسؤوليات الرئيس المرتقب : الإعداد للمؤتمر السنوي للمنظمة الذي تناقش وتبحث وتدرس فيه ، المشاكل الفنية ، والتقارير ، والبحوث ، والندوات المتعلقة بأعمال القبول والتسجيل ، وتطوير التعليم الجامعي وهى مهمة عظيمة الأهمية ، وتعتبر ركنا أساسيا في أعمال المنظمة.
الأمين العام:

وسيكون انتخاب الأمين العام لمدة سنتين ، ضمانا لاستمراره في عملة مدة أطول لضخامة وأهمية الأعمال الموكولة له . فهو المسؤول عن إعداد جداول أعمال اجتماعات اللجنة التنفيذية. وعن تسجيل محاضر الجلسات وكتابتها والتوقيع عليها . كما أن علية تبليغ القرارات التي تصدرها اللجنة التنفيذية، ومتابعة تنفيذ هذه القرارات ورفع ذلك للجنة.

ومن ناحية أخري فهو المسؤول عن تسجيل محاضر الاجتماع السنوي للمنظمة ، وتسجيل نتائج الانتخابات للمناصب الرئيسية ، وإعداد التقرير السنوي عن الدراسات والأبحاث التي تمت في هذا الاجتماع . وهو مسؤول عن أعداد التقرير النهائي لنشاط المنظمة ، وهو ضابط الاتصال بين المنظمة والأعضاء على اختلاف أنواعهم ، من جامعات ، وكليات ، ومعاهد عليا ، وأفراد، لتبليغهم ما يهمهم من قرارات المنظمة وتوصياتها ، ولجمع المعلومات اللازمة منهم لإعداد خطة العمل القادمة للمنظمة. وعرض كل ذلك على اللجنة التنفيذية لتقرير ما تراه ، قبل العرض في الاجتماع السنوي للمنظمة للتصديق.

المشرف المالي:
كذلك سيكون انتخاب المشرف المالي لمدة سنتين لنفس الغرض الموضح بالنسبة للامين العام . والمشرف المالي مسؤول عن كافة النواحي المالية للمنظمة ، من تحصيل الإيرادات بأنواعها ، من اشتراكات وتبرعات وهبات ومن أنفاق المصروفات المقررة في ميزانية المنظمة ، وعلية في سبيل ذلك أن يوجد التنظيم اللازم لإثبات الإيرادات المحصلة ، والنفقات المنصرفة ، بما يتبع ذلك من سجلات ونماذج منوعة ، ونظام محاسبي نظامي سليم. واستكمالا لمسؤولياته فهو ملتزم بأعداد الحساب الختامي سنويا من واقع سجلاته وإعداد مشروع ميزانية المنظمة للعام القادم ، وعرضها على اللجنة التنفيذية ، لمناقشتها قبل عرضها للتصديق عليها في الاجتماع السنوي للمنظمة . والمفهوم أن يعد بالإضافة إلى ذلك تقارير ربع سنوية عن الحالة المالية للمنظمة ، ترفع للجنة التنفيذية ، حتى تكون على بينة أولا بأول عن الحالة المالية ، وعن سير حركة التحصيل والأنفاق ، في حدود الميزانية المعتمدة . وعلية كذلك أن يقدم مثل هذه التقارير في حالة الطوارئ. عند شعوره بضرورة إخطار اللجنة التنفيذية بواقع الحالة المالية للمنظمة في حالة اضطرابها لأي ظرف من الظروف.
ثالثاً اللجنة التفيذية:
    • وتعتبر اللجنة التنفيذية للمنظمة ، بمثابة السلطة التنفيذية التي تلتزم بالقيام بكافة أعمال المنظمة، والعمل على تحقيق أهدافها ، والأشراف على تنفيذ أنشطتها. وسوف تتكون هذه اللجنة من:

      • الرئيس وله رئاستها
      • الرئيس المرتقب
      • الأمين العام
      • المشرف المالي
      • الرئيس السابق للمنظمة

    • وتعزيزا للجنة وحتى تتمكن من توفير الكفاءات التي قد تشعر أنها بحاجة إليها للقيام بأعمالها بكفاءة ، فقد رؤى أن يضم إلى هؤلاء الأعضاء ،عضوان من الأعضاء العاملين بالمنظمة يتم انتخابهما سنويا في الاجتماع السنوي . ويتحتم على هذه اللجنة أن تجتمع مرتين في العام على الأقل مرة بعد انتهاء الاجتماع السنوي للمنظمة لرسم السياسة التي ستسير عليها في إدارة أعمالها في العام الجديد . ومرة قبل الاجتماع السنوي التالي للموافقة على الموضوعات التي ستعرض على الاجتماع السنوي في نهاية السنة . وستكون مدة العضوية في اللجنة هي نفس مدة انتخاب كل عضو، وان كان في الواقع أن الرئيس المرتقب سيظل عضوا في اللجنة لمدة ثلاث سنوات : سنة كرئيس مرتقب ، وسنة كرئيس ، وسنة كرئيس سابق.

    • أما الأمين العام. والمشرف المالي ، فتستمر عضويه كل منهما لمدة سنتين . ورغبة في عدم انتهاء عضويتهما في وقت واحد ، رؤى أن تكون عضوية المشرف المالي لمدة ثلاث سنوات في أول تشكيل للجنة . وبذلك تنتهي عضوية الأمين العام بعد سنتين ، ويستمر المشرف المالي سنة أخري بمصاحبة الأمين العام الجديد ، ثم تنتهي مدته ، وينتخب مشرف مالي جديد ، يستمر مع الأمين العام سنة . ثم تنتهي مدة الأمين العام ، وهكذا . والحكمة من ذلك أن يكون هناك في اللجنة من هو ملم بالنواحي الإدارية والمالية في المنظمة ، بحيث يتمكن من إفادة الأعضاء الجدد والرد على استفساراتهم حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات السليمة. أما العضوان المنتخبان ، فمدة بقاء كل منهما في اللجنة هي سنة واحدة ، وبذلك يمكن الإفادة من خبرات اكبر عدد ممكن من الأعضاء العاملين بالمنظمة .

    • وستتولى اللجنة التنفيذية إصدار اللوائح المالية والإدارية ، الخاصة بتنظيم أعمال المنظمة . وتعديل هذه اللوائح عند الاقتضاء ، بما يحقق حسن سير أعمال المنظمة ، بما يكشف عنة التطبيق من نواحي نقص أو تعويق في تلك اللوائح ، وهذه اللجنة مسؤولة عن تشكيل اللجان الدائمة والمؤقتة ، التي ترى ضرورة تشكيلها ، مع تحديد أعضاء ومهام وصلاحيات هذه اللجان . ويمكن للجنة التنفيذية أن تفوض بعض صلاحيتها لهذه اللجان ، إذا وجدت أن ذلك يؤدى إلى تيسير أعمال المنظمة وتحقيق أهدافها . وتكون هذه اللجان مسؤولة مسؤولية كاملة أمام اللجنة التنفيذية التي لها حق إلغاء أية لجنة أو تغييرها إذا رأت أن هذا ضروري لحسن سير العمل . وللجنة التنفيذية أن تقترح إدخال أي تعديل على النظام الأساسي للمنظمة ، سواء نبع هذا الاقتراح من أعضاء اللجنة أنفسهم ، أم قدم لها هذا الاقتراح من أحد الأعضاء بالمنظمة، على أن تعرض اقتراحات التعديل هذه في الاجتماع السنوي لمناقشتها من قبل الأعضاء العاملين واتخاذ ما يرونه بشأنها .

    • ولما كان هناك بعض المنظمات في أنحاء العالم ذات الطبيعة المماثلة للمنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات بالدول العربية ، ونظرا لما اكتسبته هذه المنظمات من خبرات واسعة في مجال نشاطاتها نتيجة ممارستها الطويلة لوظائفها وأعمالها ، ورغبة في الإفادة من كل ذلك ، فان من صلاحيات اللجنة التنفيذية تنظيم العلاقة بين هذه المنظمات ، والمنظمة العربية وتنسيق العمل المشترك معها للاستفادة من الخبرات المتوافرة لديها .
    • ومن صلاحيات اللجنة التنفيذية كذلك دراسة التقرير النهائي لأعمال المنظمة ، والحساب الختامي للمنظمة ، وخطة العمل ، وميزانية العام التالي . وعليها بعد الموافقة عليها أن تعرضها على الأعضاء العاملين في الاجتماع السنوي لمناقشتها وإقرارها .
رابعاً المؤتمر سنوي:
  • وللمنظمة مجالات واسعة للعمل في نواح متعددة ، ومن أهم النواحي عقد مؤتمر سنوي لأعضاء المنظمة لدراسة احدث النظم والوسائل المتعلقة بمجالات عمل المنظمة وتبادل الآراء والخبرات في طريقة التغلب على الصعوبات التي تعترض المؤسسات التعليمية المنضمة للمنظمة ، في سبيل تحقيق أهدافها . وهذا المؤتمر السنوي يختلف عن الاجتماع السنوي الذي تدرس فيه شؤون المنظمة المالية والإدارية والتنظيمية . ويمكن أن يعقد المؤتمر السنوي والاجتماع السنوي في وقت واحد وربما تحتم الظروف في أول الأمر أن يعقدا معا توفيرا لوقت الأعضاء و للجهد المبذول لتحقيق الاجتماع . لكن هذا لا يمنع من عقد كل منهما في وقت معين مختلف في المستقبل عندما تسمح الظروف بذلك .

خامساً المكتب الدائم:
  • كذلك على المنظمة أن تقيم مكتبا دائما لها يتولى تقديم الخدمات والاستشارات الفنية للأعضاء والمؤسسات التعليمية. ولعل هذا يحدث في وقت متأخر نوعا ما ، بعد أن يتم تنظيم  وأداره أجهزة المنظمة ، كما تشعر المنظمة بان من مجالات عملها أن تعاون الجامعات والكليات والمعاهد العليا في ترشيح واختيار الموظفين اللازمين للعمل في مجالات القبول والتسجيل . ويمكن أن يكون ذلك . إما بوضع توصيف لهذه الوظائف ، يوضح المؤهلات والخبرات المطلوب توافرها في شاغلها ، وتفاصيل العمل التي يجب أن يقوم به الموظف في كل وظيفة ، ووضع مسميات لهذه الوظائف .. الخ على أن تطبق المؤسسات الأعضاء في المنظمة هذا الوصف ، أو تحال أوراق المرشح لشغل إحدى هذه الوظائف إلى المنظمة لإبداء الرأي في صلاحية مرشح معين لشغل وظيفة معينة.

سادساً الابحاث:
  • ومن أهم الوسـائل لتحقيق أغراض المـؤسسة ، نشر الدراسـات والبحوث والمعلومات والإحصاءات والأخبار ، التي تتوافر للمنظمة في مجلة دورية تحمل اسم المنظمة ، وتصدر بشكل منتظم ، كل شهر أو ثلاثة اشهر ، وتوزع على الأعضاء مقابل اشتراك ، وفى شكل نشرات ومطبوعات إرشادية في موضوع معين ، وعلى المنظمة أن تشجع أجراء البحوث والدراسات في مجالات عمل المنظمة مع أعداد لائحة لصرف مكافآت مناسبة للقائمين على هذه البحوث والدراسات مقابل نشرها في مطبوعات المنظمة .
  • وتشكو الجامعات والكليات والمعاهد العليا من المشكلات التي تعترض أجهزتها . وهى تطبق قواعد القبول والتسجيل بها . وقد تكون هذه المشكلات متشابهة ، وقد تكون قاصرة على جامعة معينة أو عدد من الجامعات لظروف خاصة بها .
  • ومن أهم مجالات العمل في المنظمة ، أن تدرس هذه المشكلات عن طريق لجان فنية متخصصة من أعضائها العاملين ، وتقترح العلاج الذي تراه ، وتبلغه للجامعة أو الجامعات التي تعانى من المشكلة .
  • ولما كانت المنظمة مهنية ، ولما كانت أعمال القبول والتسجيل مهنية كذلك فان من مجالات عمل المنظمة ، أن تبدأ في وضع أسس وقواعد الإطار القيمي لهذه المهنة ، التي يعمل في حدودها المسؤولون عن القبول والتسجيل ، كما يحاسبون إذا خرجوا على هذه القواعد والأطر . ومع توالى الزمن والتجارب تتكون ما يمكن أن يطلق علية أخلاقيات المهنة أسوة بغيرها من المهن كالطب والمحاماة … الخ ومثال ذلك هل يمكن إذاعة البيانات المتوفرة في السجل الأكاديمي عن طالب معين لمن يشاء ؟ أن ما يحويه السجل الأكاديمي حق للطالب فقط. وهو ما يشبه علم المحامي من موكلة بتفاصيل جريمة ارتكبها الموكل ، إذ لا بمكنة أن يشهد ضد موكلة بما علمه وهو يزاول مهنته.

سابعاً مصادر التمويل:
  • ولما كان المال هو عصب كل شي ، ولا يمكن لمشروع أن ينجح إلا إذا كان ممولا بالتمويل الكافي . لهذا لابد من التركيز على مصادر تمويل المنظمة ، وسوف تكون هذه المصادر ثلاثة: أولها اشتراكات الجامعات والكليات والمعاهد العليا والأفراد الأعضاء في المنظمة ، سواء كانت عضوية عاملة أو منتسبة . وسوف تحدد قيمة هذه الاشتراكات وطريقة ومواعيد دفعها في اللائحة المالية للمنظمة. أما المصدر الثاني فهو التبرعات والهبات من الأفراد والهيئات والحكومات ، ويشترط لقبولها أن توافق اللجنة التنفيذية للمنظمة على قبولها حتى لا تكون مدخلا لما يضر بأهداف المنظمة وأغراضها . والمصدر الثالث ، هو عائد وحصيلة بيع المجلات والدوريات والنشرات التي تصدرها المنظمة وتحدد قيمتها اللجنة التنفيذية للمنظمة ، وربما تدعو الحاجة مستقبلا إلى البحث عن موارد تمويل أخرى يمكن النص عليها في حينه.

ثامنا الترشيح والانتخاب والتصويت:
  • والترشيح والانتخاب والتصويت ، حق لا يعطى لكل عضو أو مؤسسة ، بل يقتصر هذا الحق على الأعضاء العاملين من الأفراد والجامعات والكليات والمعاهد العليا فقط ، دون الأعضاء المنتسبين ، أو الأعضاء الفخريين، لان العضو المنتسب أو الفخري هو مجرد عضو يستفيد من خدمات المنظمة دون أن يتدخل في إدارة المنظمة . والترشيح والانتخاب والتصويت هو تدخل في أعمال الإدارة ، يجب أن يقتصر على أصحاب الحق فيه ، وهم الأعضاء العاملون. وتتم جميع الانتخابات عن طريق اخذ الأصوات بطريقة سرية تحددها اللجنة التنفيذية للمنظمة، وتشرف على تنفيذها لجنة انتخاب ، ويتم الانتخاب بحصول المرشح على الأغلبية المطلقة من مجموع الأصوات الصحيحة للأعضاء الحاضرين الذين لهم حق التصويت . والأصوات الصحيحة هي للذين ابدوا رأيهم . أما من لا يبدى راية فصوته باطل وغير صحيح ولذلك لا يحسب . فمثلا إذا كان عدد الحاضرين ( 105 ) أبطلت خمسة أصوات فتكون الأصوات الصحيحة مائة وينتخب من يحصل على ( 51 ) صوتا أو اكثر .

  • يكون إصدار القرارات عن طريق التصويت عليها ، ويكون حق التصويت للعضو الذي يتمتع بصفة العضوية العاملة ولا يكون له إلا صوت واحد بصرف النظر عن عدد أعضاء الوفد الذي يمثله في اجتماعات المنظمة . وتصدر القرارات بأغلبية أصوات الحاضرين والمشتركين في التصويت عدا حالة تعديل أحكام النظام الأساسي فيصدر القرار بأغلبية ثلثي الأعضاء والمشتركين في التصويت .

  • أما بالنسبة للجنة التنفيذية للمنظمة فان قراراتها تصدر بأغلبية أصوات الحاضرين والمشتركين في التصويت ، فإذا تساوت الأصوات ترجح الكفة التي منها رئيس اللجنة . ويمكن الموافقة على بعض قرارات اللجنة التنفيذية عن طريق التمرير . ويشترط في هذه الحالة أن يصدر القرار بإجماع آراء الأعضاء الذين أرسل لهم القرار . ويعتبر رفض عضو واحد القرار كافيا لتعطيل إصدارة . ولا يلجأ إلى هذه الطريقة الاستثنائية إلا في حالات الضرورة القصوى ولأمر بالغ الأهمية لا يحتمل التأجيل . ويفوض رئيس المنظمة في تحديد القرارات التي يمكن أن تصدر عن طريقة التمرير ، وهو الذي يعدها بالطريقة التي تسمح للأعضاء بالتصويت عليها . ويمكن أن يرسل القرار المراد الموافقة علية بالتمرير عن طريق البريد ، أو عن طريق مراسل خاص ، يمر على الأعضاء للحصول على توقيعاتهم بالقبول أو الرفض . ولا تصلح طريقة التمرير في صدور القرارات التي تصدر عن المؤتمر السنوي أو الاجتماع السنوي ، لان إرسال مثل هذه القرارات لجميع أعضاء المنظمة العاملين وانتظار وصول توقيعاتهم قد يستغرق من الوقت ما يزيد عن السنة.

  • ويناقش الأعضاء العاملون سنويا في الاجتماع السنوي ، نشاط المنظمة في العام المنصرم ، ويدونون ملاحظاتهم عليه ، ويدرسون الحساب الختامي لاعتماده بعد أبدا ملاحظاتهم علية أن وجدت ملاحظات. كما يناقشون ويقرون خطة عمل العام القادم وميزانيته المقترحة ، وعندئذ تصبح الخطة والميزانية قابلتين للتنفيذ . ويناقشون آيه تعديلات مقترحة على النظام الأساسي للمنظمة . ولكي يمكن عرض هذه المقترحات على الاجتماع السنوي ، يجب أن تصل هذه المقترحات إلى اللجنة التنفيذية من صاحب المقترحات في موعد أقصاه أربعة اشهر قبل موعد الاجتماع السنوي ، حتى تتمكن اللجنة التنفيذية من مناقشة المقترحات وبحثها وأعداد تقرير عنها ، لرفعة إلى الاجتماع السنوي . كذلك يناقشون الدراسات والبحوث المعدة للاجتماع ويصدرون بشأنها التوصيات المناسبة . وبصفة عامة يمكن مناقشة أي مقترحات أو آراء يتقدم بها أحد الأعضاء العاملين للجنة التنفيذية ، بشرط أن تصل اللجنة في موعد أقصاه أربعة اشهر قبل موعد الاجتماع السنوي .

  • وأخيرا يتم أجراء انتخابات المناصب الرئيسية وانتخاب عضوي اللجنة التنفيذية للمنظمة في هذا الاجتماع النوى الذي يتولى الإعداد له اللجنة التنفيذية للمنظمة .
وقد تحدد بدء سريان هذا النظام الأساسي للمنظمة بمجرد التوقيع علية من الأعضاء الحاضرين في المؤتمر التأسيسي ، الذي عقد في جامعة الكويت في المدة من 21/11 إلى 25/11/1976 على أن يوزع النظام على جميع الجامعات والكليات والمعاهد العليا العربية للحصول على موافقتها للانضمام إلى عضوية المنظمة.  كما اتخذ المجتمعون في ختام جلسات المؤتمر التوصيات التالية وبإجماع الآراء :
التوصية الأولى :
الموافقة على إنشاء مكتب مؤقت للمنظمة يكون مقرة الكويت ، والعملة التي يتعامل بها هي الدينار الكويتي.
التوصية الثانية :
تشكيل لجنة مؤقتة من :

  • السيد / منصور بندر

جامعة الكويت

رئيسا

  • السيد / مهدى الزكوم

جامعة البصرة

عضوا

  • السيد / حسين محمد السيد

جامعة الرياض

عضوا

  • السيد / غازي المفتى

الجامعة الأردنية

عضوا

  • السيد / إسماعيل صفوت

الجامعة الأمريكية بالقاهرة

عضوا

تكون هذه اللجنة المؤقتة ، كلجنة تنفيذية وتعطى لها نفس الصلاحيات الواردة في النظام الأساسي للمنظمة . وتستمر عضوية هذه اللجنة للأعضاء الذين قد تتغير وظائفهم .
التوصية الثالثة :
تكليف اللجنة المؤقتة بأعداد دراسة للمعايير التي يبنى على أساسها تحديد الرسوم المطلوب سدادها من كل جامعة .
التوصية الرابعة :
يوصى المؤتمر بان يكون رسم التأسيس لكل جامعه عاملة / 1000 دينار كويتي ويدفع مرة واحدة عند التأسيس .
التوصية الخامسة :
يبدى أعضاء المؤتمر التأسيسي استعدادهم عن طريق اللجنة التنفيذية المؤقتة لتقديم المشورة والدراسات التي تساعد الجامعات التي ترغب في تطبيق نظام الساعات المعتمدة .
التوصية السادسة :
يتقدم أعضاء المؤتمر التأسيسي إلى الجامعات الممثلة في هذا الاجتماع برجاء تسهيل مهمة أعضاء اللجنة التنفيذية المؤقتة وإجراء الاتصالات بين الجامعات لغرض دعم هذه المنظمة وصولا إلى تحقيق أهدافها .
  • جامعة الكويت / منصور بندر
  • جامعة الملك عبد العزيز / د . منتظر حكيم ، حسن أسـد
  • جامعة البصرة / مهدى ناجى الزكوم
  • جامعة الرياض / عبد الوهاب شيره
  • الجامعة الأمريكية بالقاهرة / إسماعيل صفوت ، حمود عبد العزيز البدر
  • الجامعة الأردنية / محمد غازي المفتى ، حسين محمد السيد
  • جامعة اليرموك / مصطفى خميس الحورانى

محضر اجتماع اللجنة المؤقتة بتاريخ 25 / 11 / 1976:
بناء على توصية المؤتمر بتكليف اللجنة المؤقتة بإعداد دراسة للمعايير التي يبنى على أساسها تحديد الرسوم المطلوب سدادها من كل جامعة . اجتمعت اللجنة في الساعة التاسعة من صباح يوم الخميس الموافق 25 من نوفمبر سنة 1976 بفندق المسيلة بيتش بالكويت ، برئاسة السيد / منصور بندر حسين وعضوية كل من :
  • الدكتور/ مهدى ناجى الزكوم
  • السيد / حسين محمد السيد
  • السيد / غازي المفتى
  • السيد / إسماعيل محمد صفوت
وقد اقترحت اللجنة ما يأتي :
أولا – بالنسبة للاشتراكات السنوية للجامعات
أ) الجامعات العاملة
  1. الجامعة التي يقل عدد طلبتها عن 3000 طالب يكون رسم اشتراكها السنوي 500 دولارا أمريكيا ، ولها حق التمثيل بعضوين اثنين .
  2. الجامعة التي يكون عدد طلبتها ما بين 3001 و 6000 طالب يكون رسم اشتراكها السنوي 1000 دولارا أمريكيا، ولها حق التمثيل بثلاثة أعضاء .
  3. الجامعة التي يكون طلبتها 6001 فأكثر يكون رسم اشتراكها السنوي 1500 دولارا أمريكيا ، ولها حق التمثيل بخمسة أعضاء .
ويمكن لأي جامعة أن تمثل بعدد من الأعضاء زيادة عن العدد المحدد بشرط سداد مبلغ 50 دينارا عن كل عضو زائد مع مراعاة الحد الأقصى لعدد الأعضاء الوارد في النظام الأساسي في شان العضوية .
ثانيا – الاجتماع القادم للجنة
اقترحت اللجنة أن يعقد الاجتماع القادم لها في القاهرة يوم 11 من أبريل سنة 1977 وذلك قبل انعقاد المؤتمر العام لمنظمة ( AACRAO ) الأمريكية ، لمناقشة ما توصلت إليه من اتصالات بالجامعات في الدول العربية ، ولتحديد موعد الاجتماع العام المنصوص علية في المادة الثامنة من النظام الأساسي للمنظمة لانتخاب اللجنة التنفيذية .
رئيس اللجنة
منصور بندر حسين